Mandato presidencial

"Los servicios públicos deberán eliminar de forma gradual el uso de papel, con el objetivo de modernizar y aumentar la eficiencia en la gestión. En particular, las comunicaciones oficiales de los servicios públicos de la Administración del Estado deberán ser 100% digitales, a más tardar el 31/12/2019"

División de Gobierno Digital
Gobierno de Chile

Juntos podemos cumplir este objetivo...

Ze Ceropapel es el sistema de gestion documental que resuelve de manera efectiva el mandato presidencial.

Ze Ceropapel es un producto que aporta al uso estratégico de las tecnologias digitales por parte de las distintas reparticiones de Gobierno agilizando sus procesos, salvaguardando los datos, proveyendo información requerida para mejorar la gestión y la entrega de servicios cercanos, y de calidad a las personas.

Ze Ceropapel aporta de manera efectiva a la estrategia del Gobierno de Chile que tiene por finalidad ser un Gobierno Cercano, Abierto e Inteligente.

Ze Ceropapel se encuentra disponible en CONVENIO MARCO.

Testimonios

En Zecovery nos involucramos en el negocio de nuestros clientes, sumando de manera inmediata nuestra consultoría experta, manteniendo nuestra presencia de manera continua, lo cual ha dado paso a la creación de modelos de servicios y operación que suman valor, dando sustento a nuestros clientes en el tiempo.


Testimonio

Eduardo Bascur

Depto. Computación e Informática
Oficina de Estudios y Políticas Agrarias (ODEPA)
Ministerio de Agricultura

"La plataforma Ze Ceropapel de Zecovery cubre de manera exitosa, todos y cada uno de los requerimientos de gestión documental que ODEPA necesita. La plataforma es bastante intuitiva, por lo tanto, se pudo adaptar a los procesos de ODEPA".


Hace 5 años que poseemos Ze Ceropapel en la institución, en el año 2013 comenzamos a gestionar los primeros documentos y a la fecha sigue funcionando de manera óptima.

Antes, todos los documentos como: resoluciones, cartas, memos internos, etc. se gestionaban por medio del papel, donde los firmantes tenían que realizar la firma de puño y letra, transformando este proceso, en algo bastante lento, ni hablar si es que el o los documentos contenían errores, se debía generar nuevamente e iniciar los visados.

Las ventajas que nos trajo Ze Ceropapel, son ahorro de papel, procesos más eficientes, y algo que destacamos mucho es la oportunidad de firmar documentos desde cualquier lugar dentro o fuera de la institución gracias a la integración con una entidad de firma avanzada, esto sin duda que agiliza nuestros procesos y mejora el valor para el cliente.

Cabe destacar, que cuando comenzamos la implementación de la plataforma no fue fácil, siempre existe un rechazo a la tecnología. Hay estudios que lo demuestran, el principal inhibidor de la innovación es la cultura, pero hoy en día esa brecha ha disminuido y vemos los “pro” de la plataforma, y esta nueva cultura digital que se ha formado en la organización; para nosotros es impensable volver al papel o trabajar sin un sistema de gestión documental como Ze Ceropapel.

Aún existe papel circulante en algunos procesos, son pocos, y hemos identificado soluciones para llevarlos a la digitalización, para eso estamos en un constante trabajo junto a Zecovery solicitándoles la incorporación de nuevos documentos o procesos de gestión a la plataforma.


Testimonio

Antonieta Carvajal

Jefa Área Tecnologías de la Información
Área Tecnologías de la Información
Servicio Civil

"Para nosotros la gestión documental, es mas que un sistema que resuelve el flujo administrativo de un documento o que permite el control y gestión de la información al interior de la institución y su entorno".


Sabemos que la Gestión Documental es un proceso “vivo”, mientras se analiza la información pasada o histórica al mismo tiempo se está generando información nueva. Cuando este flujo de documentos era en papel, al no pasar automáticamente por un protocolo de clasificación, esto volvía a ser almacenado y era un proceso ineficiente.

Contamos con el sistema Ze Ceropapel desde el 2015, y la totalidad de los funcionarios son usuarios, en este tiempo se han generado mejoras, junto a Zecovery, para la conexión con otros sistemas y poder responder al documento original entrante y evitar copias, así los funcionarios recurren a esta fuente como la oficial, actualmente es un sistema confiable y seguro.

De esta forma Ze Ceropapel, ha aportado grandes beneficios como, bajar el uso del papel, aseguramiento de la información, mas confianza y credibilidad en la oficina de partes. Además de mejorar la eficiencia de las OIRS.

Con Ze Ceropapel, hemos avanzado considerablemente en la disminución del uso de papel, y al implementar la FEA (Firma Electrónica Avanzada) lograremos un 85% de información digitalizada. El resto de documentación queda en espera a que el resto de las entidades del Estado adopten un sistema de Gestión Documental como este.

En el contexto en el que nos encontramos, ¿Cómo le ha ayudado en su trabajo la plataforma Ze CeroPapel?

Hoy, más del 85% de nuestro servicio se encuentra en Teletrabajo ya que muchos de nuestros sistemas de negocio se encuentran en la nube… Nuestro objetivo en el corto plazo (fines de mayo) es lograr que el 100% de documentos electrónicos que se administran con Ze CeroPapel puedan llegar hacia las Instituciones del estado. Esto es que Servicio Civil pueda comunicarse con aproximadamente 188 instituciones de manera digital.

Cuál cree ud son las expectativas del uso futuro de Ze CeroPapel

Ze CeroPapel se ha convertido en el sistema más crítico de la Institución, sabemos que gran parte de las comunicaciones entre instituciones del estado es a través de “documentos administrativos”, por lo cual este sistema será parte de la gran red de comunicaciones del Estado … Servicio Civil a través de Ze CeroPapel, es parte del plan piloto de Gobierno en donde ocho instituciones que se relacionarán entre ellas solo de manera digital.


Testimonio

Marcelo Luna

Encargado Oficina de Proyectos PMO
Departamento de Tecnologías de la Información
Servicio Agrícola y Ganadero
Ministerio de Agricultura

"Ze Ceropapel es la solución perfecta para los requerimientos del SAG, en cuanto a gestión documental. Llego a cubrir un anhelo y una necesidad, ya que por años el SAG deseaba contar con un software de esta calidad".


Una de las principales ventajas es su usabilidad, llegó a facilitar el trabajo de los funcionarios del Servicio. Es el sistema base de la actividad del SAG pasa por la actividad del día a día que se genera en el servicio, toda la documentación que se emite todos los días desde y hacia las distintas unidades usuarias es por el Gestor Documental.

Aunque aún los funcionarios imprimen algunos documentos, día a día se está revirtiendo este paradigma y toda la historia documental está en Ze Ceropapel desde su lanzamiento.

A través de Ze Ceropapel, el SAG ha trabajado con un repositorio único para toda la documentación de la institución, con todas las ventajas que eso conlleva. De esta forma ya olvidamos lo que significaba enviar documentos a regiones o el tiempo requerido para buscar un documento especifico de oficina en oficina.

Durante estos 12 años, la plataforma ha madurado junto a nosotros y las funcionalidades que se han ido incorporando año a año han hecho que esta plataforma se convierta en una herramienta indispensable en el trabajo diario de la corporación. Estas nuevas funcionalidades se han realizado gracias al servicio de soporte y mantenimiento que tenemos con Ze Ceropapel, que nos ha permitido ir creciendo en la medida de nuestras necesidades y adaptándonos a los nuevos desafíos, incorporando nuevas tecnologías.

Y es así como Ze Ceropapel, lleva operando de manera optima desde marzo de 2013.


Testimonio

Sergio Mendoza

Jefe Sección Estudios y Proyectos
Gerencia de Protección contra Incendios Forestales
CONAF

"Ze Ceropapel ha sido una herramienta clave en la continuidad de negocio de la institución".


¿Cuál cree usted que son las expectativas de uso futuro de Ze Ceropapel?

Ante escenarios inciertos como esta pandemia y futuros conflictos como el estallido social y otros, se cuenta con una herramienta eficaz para la planificación, gestión, coordinación, permitiendo reducir el impacto de estos fenómenos sociales a la gestión pública.

Las diferentes formas, procedimiento y protocolos claves en la toma de decisiones, comunicaciones, autorizaciones, llámese Oficios, Memorándum, Órdenes Internas, etc., que están debidamente reguladas por Ley a un Servicio Público. Por otro lado, la trazabilidad de los documentos, es elemental para el control de Teletrabajo. En el contexto en el que nos encontramos.

¿Cómo le ha ayudado en su trabajo la plataforma Ze Ceropapel?

Ze Ceropapel ha sido una herramienta clave en la continuidad de negocio de la institución. Los nuevos desarrollos que se le han incorporado han contribuido a la eficacia de nuestras acciones. No podríamos haber realizado Teletrabajo sin contar con esta herramienta.

¿Qué es Ze Ceropapel?

Ze Ceropapel es un sistema que resuelve en su totalidad los procesos de gestión documental de las distintas reparticiones del Gobierno de Chile.

Ze Ceropapel es un sistema confiable, maduro, eficiente, de gran simpleza en su operación, el cual cuenta con más de 10 años de experiencia, perfeccionamiento y continua evolución, a lo que se suma la calidad y capacidad de nuestro personal experto en tratamiento documental y procesos de gestíón gubernamental.

Ze Ceropapel permite operar, administrar y gestionar el flujo de documentación de la institución, apoyando además al objetivo de eliminar la documentación en papel, siendo amigable con el medio ambiente.

Ze Ceropapel ejecuta el control y seguimiento a la documentación de manera más eficiente. A través de esta aplicación, son administrados la totalidad de los documentos gestionados por la organización, convirtiéndose en la memoria documental.

Algunas funcionalidades

Administración de documentos electrónicos

Flujos de procesos y aprobaciones

Firma digital simple y avanzada

Generación de documentación electrónica

Herramientas de Auditoría

Integración webservice

Exportación e importación de datos

Reportes e indicadores

Control automático de Subrogancia

Notificación vía e-mail

Alertas según criterios particulares

Módulo de mantenimiento y soporte